Datenschutzerklärung der XONE Group GmbH

Die XONE Group GmbH, ansässig in der Florastrasse 45, 8008 Zürich, Schweiz (im Folgenden „XONE“), widmet sich dem Schutz Ihrer Privatsphäre und dem verantwortungsvollen Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten. Diese Datenschutzerklärung beschreibt detailliert, wie XONE im Rahmen ihrer Personalvermittlungsdienste Ihre Daten erfasst, verarbeitet und nutzt, stets im Einklang mit den Anforderungen des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG) und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), sofern anwendbar.

1. Erfassung personenbezogener Daten

XONE erfasst und verarbeitet verschiedene Arten personenbezogener Daten:

  • Stammdaten: Dazu zählen grundlegende Informationen wie Ihr vollständiger Name, Ihre aktuelle Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Ihr Geburtsdatum und Ihre Nationalität.

  • Berufliche Daten: Dies umfasst Details zu Ihrer beruflichen Laufbahn, einschliesslich Ihrer gewünschten Position, Ihres Bildungshintergrunds, Ihrer bisherigen Berufserfahrung, Branchenspezifika, Fachkenntnisse, Referenzen und Ihren vollständigen Lebenslauf.

  • Kommunikationsdaten: Dazu gehören alle Informationen, die aus unserer Kommunikation mit Ihnen resultieren, wie der Inhalt von E-Mails, Telefonaten oder anderen Formen der Korrespondenz.

Diese Daten werden von Ihnen auf freiwilliger Basis bereitgestellt, beispielsweise durch das Einreichen von Bewerbungsunterlagen, durch Registrierung auf unserer Website oder durch direkte Kommunikation mit uns. Ziel der Datenerfassung ist es, Ihnen massgeschneiderte Personalberatungsdienste anzubieten, einschliesslich Karriereberatung, Jobvermittlung und Erstellung eines personalisierten Kandidatenprofils.

2. Zweck der Datenverarbeitung

XONE bearbeitet in erster Linie die Personendaten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung mit unseren Kunden und anderen Geschäftspartnern von diesen und weiteren daran beteiligten Personen erhalten oder die wir beim Betrieb unserer Websites von deren Nutzern erheben.

XONE verwendet die von uns erhobenen Personendaten in erster Linie, um unsere Verträge mit unseren Kunden und Geschäftspartnern abzuschliessen und abzuwickeln, so insbesondere:

  • Zur Bereitstellung massgeschneiderter Dienstleistungen im Bereich der Personalvermittlung, inklusive Karriereberatung und Vermittlung von Stellenangeboten.

  • Zur effektiven Kommunikation mit Ihnen über potenzielle Karrierechancen und andere relevante Informationen, die Ihre berufliche Entwicklung unterstützen können.

  • Mit Ihrer expliziten Zustimmung, um Ihr Profil und Ihre Bewerbungsunterlagen proaktiv an potenzielle Arbeitgeber zu übermitteln, wodurch sich Ihre Chancen auf eine erfolgreiche Stellenvermittlung erhöhen.

Darüber hinaus bearbeiten wir Personendaten von Ihnen und weiteren Personen, soweit erlaubt und es uns als angezeigt erscheint, auch für folgende Zwecke, an denen wir (und zuweilen auch Dritte) ein dem Zweck entsprechendes berechtigtes Interesse haben:

  • Angebot und Weiterentwicklung unserer Angebote, Dienstleistungen und Websites und weiteren Plattformen, auf welchen wir präsent sind;

  • Kommunikation mit Dritten und Bearbeitung derer Anfragen (z.B. Bewerbungen, Medien-anfragen);

  • Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse zwecks direkter Kundenansprache sowie Erhebung von Personendaten aus öffentlich zugänglichen Quellen zwecks Kundenakquisition;

  • Werbung und Marketing (einschliesslich Durchführung von Anlässen), soweit Sie der Nutzung Ihrer Daten nicht widersprochen haben (wenn wir Ihnen als bestehender Kunde von uns Werbung zukommen lassen, können Sie dem jederzeit widersprechen, wir setzen Sie dann auf eine Sperrliste gegen weitere Werbesendungen);

  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung in Zusammenhang mit rechtlichen Streitigkeiten und behördlichen Verfahren;

  • Gewährleistungen unseres Betriebs, insbesondere der IT, unserer Websites, Apps und weiteren Plattformen;

Soweit dies erlaubt ist, entnehmen wir auch öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Betreibungs-register, Grundbücher, Handelsregister, Presse, Internet) gewisse Daten, von Behörden und sonstigen Dritten. Nebst den Daten von Ihnen, die Sie uns direkt geben, umfassen die Kategorien von Personendaten, die wir von Dritten über Sie erhalten, insbesondere Angaben aus öffentlichen Registern, Angaben, die wir im Zusammenhang mit behördlichen und gerichtlichen Verfahren erfahren, Angaben im Zusammenhang mit ihren beruflichen Funktionen und Aktivitäten (damit wir z.B. mit Ihrer Hilfe Geschäfte mit Ihrem (zukünftigen oder bisherigen) Arbeitgeber abschliessen und abwickeln können), Angaben über Sie in Korrespondenz und Besprechungen mit Dritten, Bonitätsauskünfte (soweit wir mit Ihnen persönlich Geschäfte abwickeln), Angaben über Sie, die uns Personen aus Ihrem Umfeld (Referenzen, Berater, Rechtsvertreter, etc.) geben, damit wir Verträge mit Ihnen oder unter Einbezug von Ihnen abschliessen oder abwickeln können (z.B. Referenzen, Vollmachten, Angaben zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, Angaben aus Medien und Internet zu Ihrer Person (soweit dies im konkreten Fall angezeigt ist, z.B. im Rahmen einer Bewerbung, Presseschau, Marketing/Verkauf, etc.), Ihre Adressen und ggf. Interessen und weitere soziodemographische Daten (für Marketing), Daten im Zusammenhang mit der Benutzung der Website (z.B. IP-Adresse, MAC-Adresse des Smartphones oder Computers, Angaben zu Ihrem Gerät und Einstellungen, Cookies, Datum und Zeit des Besuchs, abgerufene Seiten und Inhalte, benutzte Funktionen, verweisende Website, Standortangaben).

3. Weitergabe Ihrer Daten

Mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung kann XONE Ihre personenbezogenen Daten an potenzielle Arbeitgeber und andere relevante Dritte weitergeben (auch proaktiv), um Ihre Karrierechancen zu optimieren. Diese Weitergabe erfolgt ausschliesslich zu Vermittlungszwecken und unter strenger Einhaltung der Datenschutzvorschriften. XONE verpflichtet alle Drittempfänger zur Wahrung der Vertraulichkeit und zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen.

Diese Empfänger sind teilweise im Inland, können aber irgendwo auf der Erde sein. Sie müssen insbesondere mit der Übermittlung Ihrer Daten in andere Länder Europas und den USA, wo sich die von uns benutzten Dienstleister befinden.

Befindet sich ein Empfänger in einem Land ohne angemessenen gesetzlichen Datenschutz, verpflichten wir den Empfänger vertraglich zur Einhaltung des anwendbaren Datenschutzes (dazu verwenden wir die revidierten Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, die hier: https://eur-lex.europa.eu/eli/dec_impl/2021/914/oj? abrufbar sind), soweit er nicht bereits einem gesetzlich anerkannten Regelwerk zur Sicherstellung des Datenschutzes unterliegt und wir uns nicht auf eine Ausnahmebestimmung stützen können. Eine Ausnahme kann namentlich bei Rechtsverfahren im Ausland gelten, aber auch in Fällen überwiegender öffentlicher Interessen oder wenn eine Vertragsabwicklung eine solche Bekanntgabe erfordert, wenn Sie eingewilligt haben oder wenn es sich um von Ihnen allgemein zugänglich gemachte Daten handelt, deren Bearbeitung Sie nicht widersprochen haben.

4. Dauer der Aufbewahrung von Personendaten

Wir verarbeiten und speichern Ihre Personendaten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder sonst die mit der Bearbeitung verfolgten Zwecke erforderlich ist, d.h. also zum Beispiel für die Dauer der gesamten Geschäftsbeziehung (von der Anbahnung, Abwicklung bis zur Beendigung eines Vertrags) sowie darüber hinaus gemäss den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten. Dabei ist es möglich, dass Personendaten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden können und soweit wir anderweitig gesetzlich dazu verpflichtet sind oder berechtigte Geschäftsinteressen dies erfordern (z.B. für Beweis- und Dokumentationszwecke). Sobald Ihre Personendaten für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, werden sie grundsätzlich und soweit möglich gelöscht oder anonymisiert. Für betriebliche Daten (z.B. Systemprotokolle, Logs), gelten grundsätzliche kürzere Aufbewahrungsfristen von zwölf Monaten oder weniger.

5. Sicherheitsmassnahmen

XONE setzt fortschrittliche Sicherheitstechnologien und -verfahren ein, um Ihre personenbezogenen Daten vor unbefugtem Zugriff, Missbrauch, Verlust oder Zerstörung zu schützen. Unsere Sicherheitspraktiken werden regelmässig überprüft und aktualisiert, um ein hohes Schutzniveau zu gewährleisten.

6. Ihre Rechte im Bereich Datenschutz

Sie haben jederzeit das Recht, Auskunft über Ihre bei XONE gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen. Weiterhin können Sie die Berichtigung unrichtiger Daten, die Löschung Ihrer Daten oder eine Einschränkung der Verarbeitung fordern. Zudem steht Ihnen das Recht zu, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten zu erheben und Ihre erteilte Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Bitte beachten Sie aber, dass wir uns vorbehalten, unsererseits die gesetzlich vorgesehenen Einschränkungen geltend zu machen, etwa wenn wir zur Aufbewahrung oder Bearbeitung gewisser Daten verpflichtet sind, daran ein überwiegendes Interesse haben (soweit wir uns darauf berufen dürfen) oder sie für die Geltendmachung von Ansprüchen benötigen. Falls für Sie Kosten anfallen, werden wir Sie vorab informieren.

Beachten Sie, dass die Ausübung dieser Rechte im Konflikt zu vertraglichen Abmachungen stehen kann und dies Folgen wie z.B. die vorzeitige Vertragsauflösung oder Kostenfolgen haben kann. Wir werden Sie diesfalls vorgängig informieren, wo dies nicht bereits vertraglich geregelt ist.

Die Ausübung solcher Rechte setzt in der Regel voraus, dass Sie Ihre Identität eindeutig nachweisen (z.B. durch eine Ausweiskopie, wo Ihre Identität sonst nicht klar ist bzw. verifiziert werden kann). Zur Geltendmachung Ihrer Rechte können Sie uns unter der in Ziffer 7 angegebenen Adresse kontaktieren.

Jede betroffene Person hat überdies das Recht, ihre Ansprüche gerichtlich durchzusetzen oder bei der zuständigen Datenschutzbehörde eine Beschwerde einzureichen.  Die zuständige Datenschutzbehörde der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (http://www.edoeb.admin.ch).

7. Kontaktaufnahme und Beschwerderechte

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte oder bei Beschwerden kontaktieren Sie bitte unser Datenschutzteam unter info@xone.ch. Für spezifische Anliegen im Bereich der Karriereberatung und -vermittlung steht Ihnen Denis Patkovic, Head of XONE, unter denis.patkovic@xone.ch zur Verfügung. Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich bei Unstimmigkeiten an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.

8. Verwendung von Cookies

Die XONE Group GmbH setzt auf ihrer Website keine Cookies ein. Wir haben uns bewusst gegen die Verwendung von Cookies entschieden, um das Datenschutzniveau für unsere Nutzer zu erhöhen und ein transparentes sowie vertrauenswürdiges Online-Erlebnis zu gewährleisten. Dies bedeutet, dass beim Besuch unserer Website keine Cookies auf Ihrem Endgerät gespeichert werden, um Ihr Nutzungsverhalten zu analysieren oder personalisierte Inhalte bereitzustellen.

Die Entscheidung gegen die Verwendung von Cookies unterstreicht unser Engagement für den Datenschutz und unsere Achtung Ihrer Privatsphäre. Sie können unsere Website uneingeschränkt nutzen, ohne dass dabei persönliche Daten durch Cookies erfasst oder gespeichert werden.

Bitte beachten Sie, dass externe Inhalte oder Dienste, die auf unserer Website eingebunden sein könnten (wie z.B. Google Maps, Facebook, LinkedIn, Instagram, Tiktok), eigene Cookies setzen können. Für die Cookie-Richtlinien dieser Drittanbieter verweisen wir auf die jeweiligen Datenschutzerklärungen der Anbieter.

9. Änderungsvorbehalt

Diese Datenschutzerklärung kann von XONE von Zeit zu Zeit aktualisiert werden, um Änderungen in unseren Datenschutzpraktiken oder in den gesetzlichen Anforderungen Rechnung zu tragen. Die jeweils aktuelle Fassung der Datenschutzerklärung finden Sie auf unserer Website. Soweit die Datenschutzerklärung Teil einer Vereinbarung mit Ihnen ist, werden wir Sie im Falle einer Aktualisierung über die Änderung per E-Mail oder auf andere geeignete Weise informieren.